AVISO DE PRIVACIDAD Y ACEPTACIÓN DE REQUISITOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

PROCESO DE INCORPORACIÓN – FUERZA AEROESPACIAL COLOMBIANA

 

Versión 2.0

 

MARCO LEGAL APLICABLE

 

El presente aviso de privacidad y aceptación de requisitos se otorga y se interpreta conforme al marco jurídico colombiano aplicable al tratamiento de datos personales y, cuando corresponda, al régimen especial de seguridad y defensa nacional, incluyendo de manera enunciativa:

 

1. Constitución Política de Colombia, artículo 15.

2. Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios y normas compilatorias y complementarias, en especial: Decreto 1377 de 2013; Decreto 1074 de 2015 (compilatorio); Decreto 1081 de 2015 y Decreto 255 de 2022, y demás normas concordantes.

3. Ley 1621 de 2013 (Inteligencia y Contrainteligencia), para el tratamiento de información vinculada a estudios de seguridad y confiabilidad y demás información sometida a reserva legal por razones de seguridad y defensa nacional.

4. Decreto 1790 de 2000 (Carrera Militar) y demás normas internas y sectoriales aplicables al proceso de incorporación.

5. Ley 1712 de 2014 (Transparencia y Acceso a la Información Pública), en lo pertinente y con sujeción a las reservas legales.

6. Decreto 1796 de 2000 y el régimen y protocolos vigentes aplicables a la evaluación de aptitud psicofísica (incluyendo el RAPIF vigente al momento de la convocatoria), en lo que resulte aplicable.

7. Ley 527 de 1999 (Comercio Electrónico y Firmas Electrónicas), en lo referente a la validez jurídica de la firma electrónica de la declaración de información y la supervisión de todos los procedimientos del proceso de incorporación que se adelanten mediante medios electrónicos, y sus normas complementarias.

8. Ley 1266 de 2008 (Habeas Data Financiero), para la consulta, verificación y tratamiento de información financiera, crediticia, comercial y de servicios contenida en centrales de información y bases de datos financieras legalmente constituidas, en lo que resulte aplicable a todos los procedimientos del proceso de incorporación.

 

ÁMBITO DE APLICACIÓN Y RÉGIMEN ESPECIAL (ARTÍCULO 2, LITERALES b) Y c) – LEY 1581 DE 2012)

 

El aspirante declara haber sido informado y acepta que, además del tratamiento ordinario de datos personales propio del trámite administrativo de incorporación, el proceso puede implicar la recolección y tratamiento de información destinada a finalidades misionales de seguridad y defensa nacional y, cuando corresponda, a actividades de verificación de confiabilidad institucional, estudios de seguridad y tratamiento de información vinculada a inteligencia y contrainteligencia.

 

En consecuencia, el aspirante reconoce y acepta que la información recolectada y los resultados derivados de las fases de seguridad y confiabilidad podrán integrar bases de datos o archivos cuya finalidad se enmarca en los literales b) y c) del artículo 2 de la Ley 1581 de 2012, y por tanto podrán estar sometidos a un régimen especial, incluyendo reserva legal, con sujeción a la Ley 1621 de 2013 y demás normas aplicables.

 

Sin perjuicio de lo anterior, el aspirante reconoce que, conforme al parágrafo del artículo 2 de la Ley 1581 de 2012, los principios de protección de datos (legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad) serán observados respecto de todas las bases de datos, incluidas las exceptuadas, dentro de los límites dispuestos en la ley y sin reñir con la reserva legal aplicable.

 

JUSTIFICACIÓN DE PROPORCIONALIDAD Y NECESIDAD

 

La Fuerza Aeroespacial Colombiana, como institución de seguridad y defensa nacional, vincula personal que tendrá acceso a armas, municiones, material de guerra, información clasificada, instalaciones estratégicas y operaciones militares. La naturaleza de estas funciones exige un nivel reforzado de verificación de confiabilidad, antecedentes, entorno y perfil del aspirante.

 

El alcance del tratamiento de datos descrito en el presente documento obedece al principio de necesidad en función de los riesgos propios de la vinculación a una fuerza militar, incluyendo la prevención de infiltración por parte de organizaciones criminales o agentes externos, la protección del personal militar y civil, la seguridad de las operaciones y la integridad institucional.

 

El tratamiento de la totalidad de los datos personales descritos en el presente documento se justifica como insumo necesario para los estudios de seguridad, confiabilidad y evaluación de aptitud propios de la vinculación a una entidad del sector defensa, conforme a la Ley 1581 de 2012, la Ley 1621 de 2013 y las directivas internas del Ministerio de Defensa Nacional.

 

DECLARACIÓN

 

Por medio del presente instrumento, el aspirante mayor de edad declara haber sido informado sobre el tratamiento de sus datos personales que se realizará en el marco del proceso de incorporación a la Fuerza Aeroespacial Colombiana, y acepta someterse a los procedimientos, verificaciones y evaluaciones descritos en el presente documento, como requisito para la habilitación en el proceso de incorporación.

 

La postulación y permanencia en cargos asociados a armas, munición, explosivos, información clasificada e instalaciones estratégicas es voluntaria. Sin embargo, por la naturaleza misional de la institución y el riesgo crítico inherente a la vinculación con una entidad de seguridad y defensa nacional, las verificaciones y evaluaciones descritas en el presente documento constituyen requisitos obligatorios del proceso de selección e incorporación. Si el titular decide no suministrar la información requerida o no someterse a dichas evaluaciones, no es posible continuar con el proceso de selección e incorporación.

 

Se tratarán datos sensibles únicamente cuando sean estrictamente necesarios para la evaluación de aptitud, confiabilidad y seguridad del proceso de incorporación, bajo medidas reforzadas de seguridad, acceso restringido y reserva. El suministro de dichos datos constituye un requisito del proceso de habilitación; en consecuencia, la negativa a suministrarlos impedirá la continuidad del proceso.

 

Así mismo, se declara haber sido informado de que el proceso puede involucrar, incluyendo pero sin limitarse a, la práctica de exámenes médicos generales o especializados, valoraciones clínicas, evaluaciones psicológicas, pruebas psicotécnicas, pruebas de conocimientos académicos o técnicos, pruebas físicas, evaluaciones psicofisiológicas, pruebas de credibilidad como poligrafía u otras técnicas similares, mediciones biométricas, estudios de seguridad, entrevistas, visitas, verificaciones documentales, validaciones de identidad y el uso de plataformas tecnológicas, entendiendo que tales actividades pueden implicar riesgos normales como fatiga física, emocional o visual derivados de la realización de pruebas o del uso de dispositivos electrónicos.

 

TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

A. Datos sensibles del aspirante

 

Conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, comprenden datos cuyo tratamiento puede afectar la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación: datos de salud física y mental, historia clínica, resultados de exámenes médicos generales o especializados, valoraciones clínicas, evaluaciones psicofísicas, resultados de pruebas psicológicas, psicotécnicas, comportamentales y de personalidad, pruebas de conocimientos cuando su resultado pueda revelar información sensible, datos derivados de pruebas de credibilidad como poligrafía u otras técnicas psicofisiológicas incluyendo variables del sistema nervioso autónomo, registros fisiológicos, cardiovasculares y conductuales, datos biométricos incluyendo mediciones biométricas avanzadas asociadas a evaluación psicofisiológica, biometría facial basada en flujos sanguíneos, patrones fisiológicos y lateralidad o uso predominante de mano, e información sobre uso de sustancias cuando sea objeto de evaluación.

 

B. Datos privados y semiprivados para verificaciones de seguridad y confiabilidad

 

Comprenden datos que, sin constituir datos sensibles conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, tienen naturaleza privada o semiprivada y resultan necesarios para los estudios de seguridad, confiabilidad y verificación de antecedentes propios del proceso de incorporación: antecedentes judiciales, disciplinarios, penales o administrativos, información financiera y crediticia incluyendo consulta a centrales de riesgo y centrales financieras legalmente constituidas conforme a la Ley 1266 de 2008, información comercial relevante para estudios de confiabilidad, información sobre ingresos, gastos, propiedades, bienes o subsidios cuando resulte pertinente, información de seguridad social incluyendo consulta de planilla integrada de liquidación de aportes (PILA) y consulta ante fondos de pensión y demás administradoras del sistema de seguridad social, información en listas restrictivas nacionales o internacionales, información consultada en fuentes legalmente habilitadas incluyendo bases de datos judiciales, disciplinarias, migratorias y demás registros de acceso autorizado, e información disponible o expuesta públicamente en internet, redes sociales de acceso público, páginas web, bases de datos abiertas o de acceso restringido y otros medios digitales o físicos.

 

C. Datos no sensibles del aspirante

 

Datos de identificación personal, datos de contacto, información académica, historial académico, verificación de títulos o estudios, historial laboral, resultados de pruebas físicas y de rendimiento en el proceso, información disciplinaria propia del aspirante dentro del proceso de incorporación, verificación del uso de correo electrónico en plataformas digitales, y demás información directamente relacionada con su evaluación individual dentro del proceso.

 

D. Datos técnicos y de plataforma

 

Dirección IP, información del dispositivo utilizado, sistema operativo, navegador, datos de sensores como giroscopio o brújula cuando sean capturados por la plataforma, registros derivados del uso de herramientas tecnológicas, grabaciones de audio y video, imágenes del entorno incluyendo imágenes o información de la vivienda o lugar de residencia cuando resulte necesario para verificaciones domiciliarias o estudios de seguridad, y coordenadas geográficas (latitud y longitud) o datos de geolocalización o GPS.

 

Cuando la información obtenida de cualquier fuente o categoría revele datos de naturaleza sensible conforme al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012, dicha información recibirá el tratamiento reforzado previsto para datos sensibles, independientemente de la fuente de la cual provenga.

 

FINALIDADES DEL TRATAMIENTO

 

Los datos personales del aspirante serán tratados exclusivamente para las siguientes finalidades, todas vinculadas al proceso de incorporación a la Fuerza Aeroespacial Colombiana:

 

1. Determinar la aptitud médica y psicofísica del aspirante conforme al Decreto 1796 de 2000 y los protocolos vigentes.

2. Evaluar el perfil psicológico, comportamental, de personalidad y de credibilidad del aspirante.

3. Evaluar los conocimientos académicos o técnicos y la aptitud física requeridos para el cargo.

4. Verificar y validar la identidad del aspirante.

5. Realizar estudios de seguridad y confiabilidad institucional, incluyendo la verificación de antecedentes judiciales, disciplinarios, administrativos, financieros, patrimoniales y de entorno.

6. Prevenir la infiltración de la fuerza militar por parte de organizaciones criminales o agentes externos.

7. Gestionar riesgos asociados al lavado de activos y la financiación del terrorismo (LAFT) en el contexto de la protección de la integridad institucional, conforme a las funciones misionales de seguridad y defensa nacional y las directivas del Ministerio de Defensa Nacional.

8. Generar análisis de riesgos, congruencia y perfiles comparativos como insumos orientadores para la toma de decisiones humanas sobre incorporación.

9. Verificar el entorno familiar y social del aspirante cuando resulte pertinente.

10. Documentar los procedimientos del proceso de incorporación mediante registro audiovisual u otros medios.

11. Cumplir los requisitos normativos aplicables al proceso de incorporación y a la vinculación de personal a entidades del sector defensa.

12. Las demás finalidades que resulten conducentes a identificar riesgos de seguridad, confiabilidad o conducta para las finalidades misionales de la Fuerza Aeroespacial Colombiana, conforme a la normatividad vigente y las directivas del sector defensa.

 

Los procesos de ponderación matemática de variables, análisis de congruencia, análisis de riesgos y ajuste a perfiles comparativos constituyen herramientas de apoyo analítico cuyos resultados son insumos orientadores para la toma de decisiones. Todas las decisiones relativas a la incorporación serán adoptadas por personas naturales con competencia y responsabilidad institucional, sin que en ningún caso se adopten decisiones basadas exclusivamente en tratamientos automatizados de datos.

 

INFORMACIÓN SOBRE EL TRATAMIENTO

 

La Fuerza Aeroespacial Colombiana será responsable del tratamiento de los datos personales en todos los procedimientos del proceso de incorporación. El tratamiento podrá realizarse de forma manual o automatizada, mediante herramientas tecnológicas, sistemas de información y plataformas digitales. Los datos personales podrán ser alojados o almacenados en servidores ubicados fuera del territorio colombiano, exclusivamente en países que la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que cuentan con un nivel adecuado de protección de datos personales conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y la Circular Externa de la SIC vigente, en bases de datos cifradas y aseguradas mediante herramientas tecnológicas apropiadas. Dicho almacenamiento constituye una operación técnica por cuenta de la FAC y no implica transferencia a terceros responsables. La información que integre bases de datos de inteligencia y contrainteligencia bajo la Ley 1621 de 2013 será almacenada exclusivamente en infraestructura controlada por la FAC dentro del territorio nacional.

 

Los datos personales ordinarios (no vinculados a bases de datos de inteligencia y contrainteligencia) se conservarán por un plazo máximo de cinco (5) años contados desde la finalización del proceso de incorporación o desde que cese la finalidad que motivó su recolección, lo que ocurra primero. Transcurrido dicho plazo, los datos serán eliminados, bloqueados o anonimizados. Los datos que integren bases de inteligencia y contrainteligencia bajo los literales b) y c) del artículo 2 de la Ley 1581 de 2012 se conservarán conforme al régimen de retención y disposición previsto en la Ley 1621 de 2013 y las normas internas aplicables.

 

El aspirante declara haber sido informado de que todos los procedimientos del proceso de incorporación podrán ser grabados y/o monitoreados mediante audio, video u otros medios tecnológicos, y se compromete a velar porque durante dichas grabaciones no se capturen datos de personas distintas al titular. La información podrá usarse en forma agregada y/o anonimizada de manera irreversible para fines estadísticos, científicos y de mejora institucional, mediante técnicas que garanticen la no reidentificación del titular, tales como k-anonimato, supresión de identificadores directos e indirectos, generalización u otras técnicas reconocidas. Si no es técnicamente posible garantizar la anonimización irreversible, se aplicarán las reglas del tratamiento de datos personales conforme a la Ley 1581 de 2012.

 

Mediante el presente instrumento, el aspirante declara haber sido informado y acepta que la Fuerza Aeroespacial Colombiana transmita sus datos personales a terceros, incluyendo encargados del tratamiento, proveedores de servicios tecnológicos, laboratorios clínicos o centros médicos, centrales de información financiera y crediticia, entidades del Estado, y cualquier otra persona natural o jurídica que participe o intervenga en los procedimientos del proceso de selección e incorporación, exclusivamente para el cumplimiento de las finalidades descritas en el presente documento. Dicha transmisión se realizará con sujeción a la Ley 1581 de 2012, la Ley 1266 de 2008 cuando corresponda, y demás normas aplicables, garantizando que los terceros receptores adopten las medidas de seguridad y confidencialidad necesarias para la protección de los datos personales.

 

El aspirante declara haber sido informado y acepta que, en las fases de seguridad y confiabilidad institucional, y análisis de información, la información recolectada y los resultados derivados de todos los procedimientos podrán incorporarse a bases de datos o archivos sometidos al régimen especial previsto en los literales b) y c) del artículo 2 de la Ley 1581 de 2012, con sujeción a la Ley 1621 de 2013 y demás normas aplicables, pudiendo estar amparados por reserva legal.

 

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Y CANALES DE ATENCIÓN

 

La FUERZA AEROESPACIAL COLOMBIANA (FAC), a través de la Dirección de Reclutamiento y Control de Reservas, actúa como responsable del tratamiento de los datos personales tratados en el marco del presente proceso.

 

Para consultas, solicitudes, peticiones, quejas o reclamos relacionados con el tratamiento de datos personales (incluyendo solicitudes de acceso, actualización, rectificación y/o supresión cuando proceda), el titular podrá dirigir su comunicación a los canales institucionales del proceso de incorporación: correo electrónico incorporacion@fac.mil.co  y portal institucional http://www.incorporacion.mil.co , o a los demás canales oficiales que la FAC disponga o publique para tal fin.

 

ACEPTACIÓN DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

 

Por medio del presente instrumento, el aspirante declara que conoce y acepta la Política de Tratamiento de Datos Personales aplicable al proceso de incorporación, la cual se encuentra disponible para consulta pública en el portal institucional del proceso de incorporación y/o en los canales oficiales que la FAC disponga para su publicación. La aceptación del presente instrumento implica la aceptación de dicha política para las finalidades aquí descritas.

 

En caso de solicitudes relacionadas con información sometida a reserva legal por razones de seguridad y defensa nacional, la respuesta se emitirá con sujeción a las limitaciones y procedimientos del régimen especial aplicable, sin revelar información reservada.

 

DERECHOS DEL TITULAR

 

El titular podrá ejercer los derechos previstos en la Ley 1581 de 2012 y normas concordantes, respecto de los datos no sometidos a reserva legal, incluyendo:

 

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

2. Solicitar prueba del presente aviso de privacidad y aceptación de requisitos.

3. Ser informado sobre el uso que se le ha dado a sus datos personales.

4. Presentar peticiones, quejas o reclamos ante el responsable o el encargado del tratamiento.

5. Solicitar la supresión del dato cuando sea procedente conforme a la ley.

6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales.

7. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables.

 

Si el titular solicita la supresión de sus datos, la FAC procederá a eliminar aquellos datos que no se encuentren amparados por reserva legal ni comprendidos en las finalidades de seguridad y defensa nacional previstas en los literales b) y c) del artículo 2 de la Ley 1581 de 2012. Los datos que al momento de la solicitud integren bases de datos o archivos sometidos al régimen especial de los literales b) y c) de la Ley 1581 de 2012, o cuya conservación se fundamente en mandato legal, en la Ley 1621 de 2013 o en razones de seguridad y defensa nacional, continuarán sometidos al régimen de reserva y conservación aplicable.

 

De manera expresa, el aspirante declara haber sido informado y acepta que, tratándose de información recolectada en fases de seguridad y confiabilidad institucional que integre bases de datos o archivos comprendidos en los literales b) y c) del artículo 2 de la Ley 1581 de 2012, el ejercicio de derechos y el acceso a dicha información se sujetará a las limitaciones, procedimientos y reservas previstos en el régimen especial aplicable, en particular la Ley 1621 de 2013, sin perjuicio de la observancia de los principios de protección de datos conforme al parágrafo del artículo 2 de la Ley 1581 de 2012, dentro de los límites de la reserva legal.

 

ACEPTACIÓN

 

En virtud de lo anterior, el aspirante mayor de edad declara haber sido informado sobre el tratamiento de sus datos personales descrito en el presente documento y acepta someterse a los procedimientos, verificaciones y evaluaciones aquí descritos, como requisito para la habilitación en el proceso de incorporación a la Fuerza Aeroespacial Colombiana.

 

Así mismo, declara haber sido informado y acepta que la información recolectada y los resultados derivados de todos los procedimientos de las fases de seguridad y confiabilidad institucional podrán integrar bases de datos o archivos cuya finalidad se enmarca en los literales b) y c) del artículo 2 de la Ley 1581 de 2012 y, por tanto, podrán estar sometidos a un régimen especial con reserva legal, con sujeción a la Ley 1621 de 2013 y demás normas aplicables, sin obligación de revelar el contenido detallado de dichos estudios cuando exista reserva legal por razones de seguridad y defensa nacional.

 

VIGENCIA

 

El presente aviso de privacidad y aceptación de requisitos tendrá vigencia desde su otorgamiento y se extenderá durante todo el proceso de selección e incorporación. En caso de que el aspirante sea efectivamente incorporado y vinculado a la Fuerza Aeroespacial Colombiana, la presente aceptación se entenderá extendida durante la totalidad de la vinculación institucional, en la medida en que las finalidades de seguridad, confiabilidad y verificación subsisten mientras la persona forme parte de la institución. En caso de no incorporación, los datos ordinarios se conservarán hasta por el plazo de cinco (5) años previsto en este documento, sin perjuicio de la conservación de datos bajo régimen especial de inteligencia. Las actualizaciones periódicas que requieran regulaciones legales o políticas institucionales estarán cubiertas por la presente aceptación durante su vigencia.